Дополнительный отдых: Как оформить отгул 

Отгул – это период отдыха, который предоставляется работникам предприятия в компенсацию за выполнение работы в нерабочее время или в случае непредвиденных жизненных обстоятельств. Он не зависит от расписания выходных дней.

Согласно нормам Трудового кодекса Российской Федерации, отгул может быть предоставлен в рабочие дни – по соглашению между работником и работодателем.

В Трудовом кодексе отсутствует термин "отгул", вместо этого используется понятие "дополнительный отдых", который может быть предоставлен за сверхурочную работу, работу в выходные или праздничные дни, донорство крови или в счёт отпуска, за свой счёт.

Отгулы сотрудников должны быть отражены не только в журнале учёта отгулов, но и в табеле учёта рабочего времени на унифицированных формах Т-12, Т-13 с использованием соответствующих буквенных или цифровых кодов, либо в самостоятельно разработанном образце, утвержденном в учетной политике организации.

Ведение журнала учёта отгулов поможет контролировать количество неотгулянных дней и предотвратить их излишнее накопление.

Согласно общему правилу, работникам, трудившимся в выходные или нерабочие праздничные дни, полагается повышенная оплата труда, как минимум в двойном размере (согласно статье 153 ТК РФ).

В случае желания работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Однако в этом случае повышенная оплата за труд в выходной или праздничный день не выплачивается. Таким образом, работнику предоставляется выбор:

1. Получить повышенную оплату труда.
2. Взять другой день отдыха вместо отработанного выходного или праздничного дня, за который была предоставлена повышенная оплата.

При написании заявления на отгул за предыдущий отработанный день нет особых правил. Однако в заявлении необходимо указать желаемую дату отгула и указать день, за который запрашивается отгул.

Важно знать, что есть некоторые тонкости отгула:

• Если отгул совпал с периодом нетрудоспособности, то его можно перенести.
• Отгул за работу в выходной или праздничный день нельзя взять авансом. То есть право на отгул возникает только после фактического отработанного дня.
• Работодатель не имеет права ограничивать срок, в течение которого работник может рассчитывать на отгул за работу в выходной или праздничный день.

Иногда сотруднику необходимо запросить однодневный или несколько дней отпуска для решения семейных проблем. В таких ситуациях возможны два варианта:

• Взять дни ежегодного оплачиваемого отпуска вне установленного графика отпусков.
• Взять отпуск за собственный счет.

Каждый из этих вариантов имеет свои особенности.

Отгул за счет отпуска

Если работник хочет взять отгул за счет дней ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков, важно понимать, что общие правила позволяют работодателю отказать в предоставлении такого отпуска.

К категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время (согласно статье 123 ТК РФ) относятся, например:

• родители троих и более несовершеннолетних детей, младшему из которых нет 14 лет (согласно статье 262.2 ТК РФ),
• несовершеннолетние работники (согласно статье 267 ТК РФ).

Текст заявления зависит от того, имеет ли работник право на отпуск в удобное для него время или нет.

Если работник не имеет права на отпуск в удобное для него время, его заявление должно содержать желаемую дату начала отпуска и количество календарных дней отпуска. Следует помнить, что в таком случае работодатель может отказать в предоставлении отпуска.

Если работник имеет право на отпуск в удобное для него время, то его заявление должно содержать:

1. Желаемую дату начала отпуска.
2. Желаемую продолжительность отпуска.
3. Ссылку на статью Трудового кодекса, дающую ему право на отпуск в удобное для него время (это поможет работодателю понять, что отказ в предоставлении отпуска недопустим).

Важно знать, что указание причины отпуска при взятии его в счет семейных обстоятельств не обязательно.

Заявление на отгул должно быть подано не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска.

Более длительный срок может быть установлен во внутренних документах предприятия. Главное для работодателя - предоставить отпускные за три календарных дня до начала отпуска.

Отгул за свой счет

В случае неотложной потребности в отгуле работник имеет право обратиться к работодателю с запросом на предоставление отпуска за собственный счет.

Причины, по которым работник может запрашивать отпуск за свой счет, включают:

1. Необходимость временного отъезда по личным обстоятельствам.
2. Болезнь близких родственников, требующая личного ухода за больным.
3. Потребность уделить больше времени вторичной работе.
4. Сопровождение детей в школу 1 сентября и присутствие на линейке.
5. Плохое самочувствие, вызванное интенсивным рабочим графиком (желание отдохнуть без обращения к медицинским учреждениям).
6. Участие в дисциплинарных собраниях родителей в школе.
7. Организация похорон родственников, близких лиц.
8. Свадьба детей, родственников, близких друзей.
9. Иные личные обстоятельства.

Если у работодателя нет официального документа, подтверждающего право работника на отпуск за свой счет, то необходимо приложить копию такого документа к заявлению.

Если работник относится к нескольким категориям, дающим право на льготный отпуск, ему предоставляется отпуск наибольшей продолжительности. Это означает, что дни отпуска, предусмотренные для каждой категории, не суммируются.

Если работник-льготник уже использовал все дни неоплачиваемого отпуска, ему может быть отказано в предоставлении отпуска. Однако в определенных жизненных ситуациях, таких как брак, работодатель обязан предоставить отпуск за собственный счет по требованию работника, хотя уже не на основании льготного статуса, а по "жизненным" обстоятельствам.

Для доноров крови

В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (согласно ст. 186 ТК РФ), работнику, который является донором крови и ее компонентов, предоставляются следующие льготы:

• Дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи крови. Этот день отдыха по желанию работника может быть использован в другое время в течение года после дня сдачи крови или присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску.
• День отдыха, если по соглашению с работодателем работник в день сдачи крови и ее компонентов вышел на работу. Однако это правило не распространяется на работников, занятых на вредных и/или опасных работах.
• День отдыха, если день сдачи крови и ее компонентов пришелся на период ежегодного оплачиваемого отпуска работника, на выходной или нерабочий праздничный день.

В заявлении на отгул необходимо указать:

• Норму ТК РФ, согласно которой работодатель обязан предоставить отгул работнику.
• Дату сдачи крови работником.
• Желаемую дату отгула.
• Дату предоставления работником работодателю донорской справки. Если такая справка еще не была представлена, она должна быть приложена к заявлению.

Правила отметки отгулов в табеле рабочего времени зависят от используемой формы документа, так как унифицированного бланка отсутствует.

Например, при использовании стандартных бланков Т-12 или Т-13, в табеле рабочего времени ставится обозначение "НВ" (28) для отгулов.

Организации, использующие разработанные по индивидуальным правилам формы учета, имеют два варианта действий:

• использовать стандартное кодирование отгулов.
• внедрить собственные коды для обозначения внеплановых выходных дней.

Для бюджетных предприятий допускается использование бланков, утвержденных приказом Минфина 52н. Однако данное распоряжение не предусматривает отметок для отгулов за работу в выходные дни.

Внеплановые выходные можно отмечать буквой "А", что указывает на неявку по предварительному разрешению руководства. Это позволяет бухгалтерии избежать начисления заработной платы за пропущенный день.

В журнале учета отгулов заполняются следующие разделы:

• Ф.И.О. сотрудника;
• должность или квалификация;
• сроки проведения сверхурочной работы;
• общее количество отработанных часов сверх установленной нормы;
• примечания и дополнения.

За первое нарушение, связанное с непредоставлением отпуска может быть назначен штраф в соответствии с ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей,
• для организации - от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное аналогичное нарушение предусматривает штраф в соответствии с ч. 2 статьи 5.27 КоАП РФ:

• для должностного лица от 10 000 до 20 000 рублей,
• для организации от 50 000 до 70 000 рублей.

Штраф за непредоставление отпуска, предусмотренного коллективным договором или соглашением, определяется в размере от 3 000 до 5 000 рублей в соответствии с ч. 1 статьи 5.31 КоАП РФ.

Чтобы не попасть на штраф, рекомендуем регулярно проходить повышение квалификации. Например, в ЕВИДПО есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации для кадровых работников. Обучение проходит онлайн, а для групп предоставляем скидки!

Отгул предоставляется сотруднику в строго установленных случаях, определенных законодательством.
Обычно отгул не оплачивается, за исключением случаев, когда это предусмотрено для доноров крови и вахтовиков.